vba

اگر با برنامه پاورپوینت کار کرده‌باشید و برای مدیریت ارشد گزارش تهیه نموده باشید، حتما با واژگانی چون تاپ‌تِن(Top10) و یا نمودار پاراتو(Parato) و ... برخورد داشته‌اید، در حالت معمولی بدون استفاده از ساخت اتوماتیک گزارش(در ادامه مقاله هرکجا از گزارش نام برده‌شد منظور همان پرزنتیشن پاورپوینت می‌باشد) که در مقاله‌های سه‌گانه (1 و 2 و 3) توضیح‌داده شد برای تهیه نمودار تاپ‌تِن در اکسل اطلاعات مورد نیاز را از بیشترین به کمترین مرتب نموده و 10 اطلاعات نخست را برداشته به نمودار می‌افزاییم، اما اگر بخواهیم همین کار را به صورت خودکار انجام‌دهیم چگونه می‌توان این‌کار را انجام‌داد؟ حتی اگر فرض‌کنیم شما این توان را دارید که توسط یک ماکرو(VBA Macro) درون اکسل، عملیات مرتب سازی را انجام دهید، باز مشکلی حل نمی‌شود زیرا نیاز است این ماکرو توسط پاورپوینت اجراگردد. در ادامه خواهید دید با دو روش متفاوت این کار انجام خواهد شد یکی انجام مرتب‌سازی از طریق فرمول‌های اکسل و دیگری بکارگیری فیلتر اکسل!!!، خواهید دید چگونه می‌توان به ستون‌های یک شیت اکسل فیلتر افزود و از طریق آن، اقدام به مرتب‌سازی اطلاعات براساس نتایج دلخواه نمود و سپس ماکروهای درون اکسل را از درون پاورپوینت اجرا کرد.

در مطلب پرزنتیشن پاورپوینت بصورت خودکار(بخش یکم) از یک فایل اکسل که داده‌های خام را شامل میشد، اقدام به استخراج داده‌های مورد نیاز کردیم(البته قابل ذکر است این روند فعلا ادامه خواهد داشت زیرا پرزنتیشنی که مورد نیاز است بیش از این‌ها اسلایدهای گوناگون نیاز دارد) سپس با ساخت یک فایل پاورپوینت به‌عنوان یک فایل تمپلیت(Template) نمودارهای اولیه مورد نیازمان را تهیه‌کردیم(نمودارهای ساخته‌شده تنها بخشی از کار می‌باشد و بقیه نمودارها به مرور تهیه‌ و مقاله‌ای درباره آن‌ها ایجاد خواهدشد)، در ادامه به نحوه اتصال به بانک اطلاعاتی‌مان(همان فایل اکسل) و چندتابع مورد نیاز دیگر را شرح می‌دهیم.

در مطلب ترفندهایی برای کار با پاورپوینت(ایجاد نمودار با برنامه نویسی VBA) دیدیم که چگونه می‌توان یک نمودار را توسط برنامه نویسی ایجاد کرد و با مطلب دستوراتی برای تغییر استایل یک نمودار در پاورپوینت توانستیم تغییراتی در شکل و رنگ و ... یک نمودار بدهیم، در این مطلب که یک رشته از مطالب بهم پیوسته می‌باشد(این بخش، نخستین قسمت آن است)، شما با نحوه ایجاد یک پرزنتیشن کامل از روی داده‌ها آشنا خواهیدشد، البته باید گفت این رشته مطالب برای کسانی مفید است که بصورت روزانه، هفتگی و یا ماهانه اقدام به تهیه گزارش ‌های مشابه می‌کنند. مثلا شما مسئول نظر سنجی از مشتریان شرکت می‌باشید و باید بصورت مستمر(مثلا ماهیانه) و با سریعترین زمان این اطلاعات را در قالب فایل پاورپوینت جهت تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در اختیار مدیران قراردهید، و یا شما باید همه هفته اطلاعات بازاریابان خود را جمع‌آوری و در اختیار مدیران قراردهید، درست است که نرم‌افزار پاورپوینت برای این منظور تهیه نشده و اینگونه کاربرد مختص کشور ما می‌باشد، اما چه می‌شود کرد.

اگر ورژن 2021 آفیس را نصب کرده باشید، جتما با توابع UNIQE و FILTER آشنا شده‌اید(اگر هم نشده‌اید، مهم نیست هم‌اکنون در حال آشنا شدن هستید)، این دو تابع قدرتمند و توانای آفیس بسیار کاربردی و مفید هستند، جلوگیری از تکرار داده، جمع‌آوری داده‌هایی که یک صفت مشترک دارند و ...، اما اگر این نسخه یا ورژن را نداشته باشید چه؟ محرومیت از این دو تابع در عمل کار را برایتان سخت می‌کند، شاید تا حدودی بتوانید با استفاده از توابع IF،  LOOKUP، INDEX و MATCH کار خود را راه اندازی کنید، اما تقریبا غیرممکن است مشابه UNIQE را با این توابع ساخت، در ادامه نخست به تعریف و کاربرد این توابع خواهم پرداخت و پس از آن روش‌های مختلف برای تولید این توابع در ورژن های پایین‌تر آفیس را خواهم گفت.

ابزارهای آفیس یکی از کاربردی‌ترین نرم‌افزارهای کار با کامپیوتر می‌باشند، ابزاری چون اکسل(Excel) که یک صفحه گسترده(Spread Sheet) بسیار کارا است که با استفاده از آن می‌توان اعداد را در جدول‌ها و یا در نمودارهای گوناگون نمایش داد، از قابلیت‌های خوب اکسل استفاده از فرمول در جدول‌ها می‌باشد. ابزار دیگر پاورپوینت می‌باشد، پاورپوینت نرم‌افزاری است که با کمک آن می‌توان متن، تصویر، نمودار، جدول‌، صدا، فیلم و ... را در اسلایدهای مختلف با بکارگیری افکت‌های دیداری گوناگون قرار داده و میان اسلایدها حرکت نمود. کاربرد اصلی آن، ارائه مقاله و مطالب مورد نظر در کنفرانس‌ها و سمینارها و یا در جلسات مدیریتی می‌باشد، چرا که سادگی و زیبایی و امکانات موجود در آن این امکان را به سخنران می‌دهد تا مفهوم مورد نظر خود را بهتر و قابل فهم‌تر به مخاطب ارائه نماید. بسیاری از شرکت‌ها در جلسه‌های مدیریتی خود از این نرم‌افزار برای ارائه مسائل مالی، نیروی انسانی و سایر موارد استفاده‌می‌کنند. اما برخی از شرکت‌ها(تقریبا همه شرکت‌های ایران) بجای بکارگیری این نرم‌افزار تنها برای مطالب مهم و جلسات مدیریتی، از آن به عنوان یک برنامه گزارش‌گیری استفاده می‌کنند. برای نمونه به صورت روزانه گزارش مبالغ پرداختی و دریافتی، میزان فروش و خرید، هزینه روزانه و ... را در پاورپوینت‌های جدا(فایل‌های جداگانه) تهیه‌می‌کنند و برای استفاده در اختیار دیگر همکارانشان قرارمی‌دهند. ساختن گزارشی آن‌هم با پاورپوینت(چرا که  پاورپوینت نرم‌افزار گزارش‌گیری نیست) و آن‌هم روزانه واقعا کاری سخت و طاقت‌فرسا می‌باشد. اما اگر دقت شود این گزارش‌ها(منظور گزارش‌های روزانه) دارای شکل و فرمت یکسان می‌باشند. بدین‌معنا که اسلایدها همگی تقریبا(یا بیشتر اسلایدها) مشابه هستند. لذا می‌توان با استفاده از برنامه‌نویسی VBA که مخفف Visual Basic for Application می‌باشد، تولید گزارش‌ روزانه را ساده‌تر کرد.